目次
- 1. 難しい質問に対する対応
- 2. 突然の依頼に対する対応
- 3. 自分の意見を求められたとき
- 4. プロジェクトの進捗状況について質問されたとき
- 5. ミスを指摘されたときの対応
- 6. クレーム時の対応
- まとめ
ビジネスシーンで突発的な質問や依頼に対して即座に適切な返答をするのは簡単ではありません。とっさの時に何も思い浮かばず、頭が真っ白になることもあるでしょう。そんな時、テンプレートとして使えるフレーズを覚えておけば、安心して対応できます。
もちろん、より具体的な回答ができるならそれに越したことはありませんが、いざという時に役立つ切り返しトークを知っておくことで、自信を持って対応できるようになるはずです。
特に、難しい質問や予期せぬ状況に対して適切に対応できるかどうかは、その人のプロフェッショナリズムや信頼性を大きく左右します。今回は、ビジネスシーンで使える気の利いた切り返しトークを集めてみました。まずはこれらの例を参考に、自信を持って対応できるようになりましょう。
1. 難しい質問に対する対応
シチュエーション: クライアントや上司から難しい質問を受けた場合。
例文: 少し考え込んでから「少し調査が必要な点がありそうでして、しかるべき時に改めて回答させていただいても宜しいですか？」
ウィットを効かせるポイント:
- 「明日までには回答します。」を加えることで、具体的な回答期限を提示し、信頼感を高めます。
- 調査が必要な点を強調することで、自分のプロフェッショナリズムをアピールできます。
補足: 「明日までには回答します。」と言い切ることは、信頼性を保つために重要です。さらに、「調査が必要」とすることで、相手に対する誠実さと真摯な姿勢を示すことができます。
2. 突然の依頼に対する対応
シチュエーション: 予期せぬ依頼が舞い込んだ場合。
例文: 「少しお時間をいただければ、最適な方法をご提案できるかと思います。今週中にはご回答いたしますので、少々お待ちいただけますか？」
ウィットを効かせるポイント:
- 「少しお時間をいただければ」というフレーズで、即答はできないがしっかりと考える意向を明確にします。
- 「今週中にはご回答いたします」と具体的な期限を設定することで、更なる安心感を相手に与えます。
補足: 予期せぬ依頼には冷静に対応し、また具体的なタイムラインを提示することで、信頼性を高めることができます。さらに慌てたり、不平不満を言ってしまうことのないようにしましょう。
3. 自分の意見を求められたとき
シチュエーション: 会議などで自分の意見を求められた場合。
例文: 「おっしゃる通りですね。私自身もその点については同感です。さらに、もう少し具体的に検討する必要があるかもしれません。」
ウィットを効かせるポイント:
- 「おっしゃる通りですね。」と同意から始めることで、まずは相手の意見を尊重する姿勢を示します。
- 「さらに、もう少し具体的に検討する必要があるかもしれません。」とすることで、建設的な議論を促進します。
補足: 相手の意見に同意することで、良好なコミュニケーションを築くことができます。さらに、自分の意見を付け加えることで、対話がより深まります。
4. プロジェクトの進捗状況について質問されたとき
シチュエーション: プロジェクトの進捗状況について質問された場合。
例文: 「現在、予定通り進行しております。いくつかの課題がありますが、解決に向けて具体的なプランを策定中です。」
ウィットを効かせるポイント:
- 「現在、予定通り進行しております」とまずは進捗を明確に伝えます。
- 「いくつかの課題がありますが、解決に向けて具体的なプランを策定中です。」と、問題解決に向けた積極的な姿勢を続いて示していきましょう。
補足: まずは進捗状況を正確に伝えるとともに、問題に対する具体的な対策を示すことで、信頼性を高めることができます。
5. ミスを指摘されたときの対応
シチュエーション: 自分のミスを指摘された場合。
例文: 「ご指摘ありがとうございます。早速、修正に取り組みます。次回からは同じミスが起こらないよう、注意を徹底いたします。」
ウィットを効かせるポイント:
- 「ご指摘ありがとうございます。」とまずは感謝の意を表します。
- その上で「早速、修正に取り組みます。」と迅速な対応を約束します。
- 加えて「次回からは同じミスが起こらないよう、注意を徹底いたします。」と再発防止の意識を示します。
補足: ミスを指摘されたときは、まず感謝の意を表し、迅速に対応する姿勢を見せることが重要です。
6. クレーム時の対応
シチュエーション: クライアントからクレームを受けた場合。
例文: 「ご不便をおかけして申し訳ございません。まず状況を詳しくお伺いした上で、早急に対処いたします。その上でどのような形で改善できるか、ご提案させていただきます。」
ウィットを効かせるポイント:
- 「ご不便をおかけして申し訳ございません。」と謝罪から始めることで、誠実さを示します。
- 「状況を詳しくお伺いした上で、早急に対処いたします。」と迅速な対応を約束します。
- 「どのような形で改善できるか、ご提案させていただきます。」と、積極的な改善意欲を示します。
補足: クレーム対応では、誠実さと迅速な対応が求められます。まずは相手の意見をしっかりと聞き、具体的な改善策を提案することで、信頼を回復できます。
まとめ
ビジネスシーンでは、適切な切り返しが求められます。まずは、今回紹介した例を参考に、自分の言葉で表現できるよう練習してみてください。ウィットを効かせた対応は、信頼性を高めるだけでなく、良好な人間関係を築くためにも重要です。日々のコミュニケーションにおいて、ぜひ活用してみてください。
WittyWorksでは、皆さんがビジネスシーンで自信を持って対応できるよう、引き続きサポートしていきます。それでは、次回もお楽しみに！
